En este artículo, te mostraremos cómo puedes aprovechar nuestra metodología para llenar tu calendario con reuniones de calidad. Particularmente vamos a cubrir los siguientes puntos:

• Nuestra propuesta de valor
• KPIs de Campañas de Cold Email
• Casos de éxito
• Nuestro proceso detallado
• Precios del Servicio
• Proceso para trabajar juntos
• Preguntas frecuentes

Nuestra Propuesta de Valor

Ayudamos a empresas B2B a conseguir de 5-10 reuniones de venta de calidad por mes con tomadores de decisión dentro de su público objetivo mediante campañas de Cold Email.

Solo tienes que cubrir los costos tecnológicos de la campaña y pagar por cada reunión realizada.

Nuestra metodología utiliza ciencia de datos e inteligencia artificial para ejecutar campañas de cold email a escala, manteniendo la misma precisión que se tendría al revisar manualmente cada persona y empresa. Aplicamos un algoritmo de clustering llamado HDBSCAN, que nos permite analizar y agrupar grandes volúmenes de datos para filtrar y eliminar títulos de trabajo irrelevantes, mientras utilizamos un sistema de scoring con IA que evalúa las descripciones de las empresas para determinar si cumplen con los criterios de tu público objetivo.

De esta manera, nos aseguramos de que solo tengas reuniones con tomadores de decisión que cumplen con el perfil que buscas, para que tú puedas enfocarte únicamente en cerrar ventas.

¿Para qué tipo de empresas es este servicio?

Este servicio está diseñado para empresas con ingresos mensuales de 20k dólares o más, un Customer Lifetime Value (CLTV) de 5k dólares o más, y que cuenten con un proceso de ventas establecido y un close rate mínimo del 10% con tráfico frío.

¿Por qué Confiar en Nuestro Enfoque?

Actualmente estamos en el top 5% global de usuarios de Smartlead en términos de tasas de respuesta total, respuestas positivas y citas agendadas. Esto significa que nuestras campañas generan más respuestas totales, más respuestas positivas y más citas agendadas que el 95% de los usuarios a nivel mundial. 

Hemos sido pioneros en múltiples aplicaciones de ciencia de datos en la generación de leads B2B, y nuestro trabajo ha sido destacado en revistas como Business Insider. Además, hemos conseguido reuniones con tomadores de decisiones clave en empresas importantes como Google, Liverpool, Allianz y Miniso.

 

Resultados y KPIs Detallados en Campañas de Cold Email

En el mundo del cold email, no se trata solo de enviar mensajes; se trata de hacerlo de manera estratégica. Muchas veces, las métricas comunes como los open rates pueden desviar tu atención de lo que realmente importa.

Si quieres saber si tus correos están funcionando y, más importante, si están generando oportunidades reales de negocio, necesitas enfocarte en las métricas correctas. A continuación, te comparto los KPIs clave y los benchmarks que deberías esperar, junto con acciones específicas para optimizar cada paso del proceso.

Primero olvida los open rates. El mejor indicador de si tus correos están siendo recibidos es la tasa de respuestas. Lo mejor es desactivar el open tracking, ya que el píxel que usa contiene una imagen invisible que muchas veces hace que el correo termine en spam.

Las únicas métricas que importan en el cold email son:

• Tasa de respuestas: 1%-15% (respuestas/contactos únicos)

  • Si es menor a 1%: indica problemas de deliverability

  • Solución: iniciar con nuevos dominios y cuentas

• Tasa de respuestas positivas: 5%-10% 

  • Mide resonancia del mensaje y calidad del targeting

  • Si es menor: ajustar lista o script (una variable a la vez)

• Conversión respuesta positiva a reunión: 20%+

  • Evalúa proceso de inbox management

  • Si es menor: mejorar gestión de respuestas y seguimientos

• Contact to lead ratio: 20-750

  • Fórmula: contactos únicos/reuniones generadas

  • Mayor ratio: ofertas tecnológicas/ERPs

  • Menor ratio: Reclutamiento y Marketing

• Email to lead ratio: Máximo 2,000

  • Fórmula: total emails enviados/reuniones generadas

Volúmenes mensuales óptimos:

• 2,000-3,500 contactos únicos

• 10,000-12,000 emails totales

En caso de mandar un volúmen inferior a 10,000 emails mensuales es muy probable que no se puedan lograr resultados significativos. Es como intentar vender un producto de $10,000 dólares con un presupuesto de $10 dólares diarios en publicidad - el volumen es demasiado bajo para generar resultados.

¿Qué resultados espécificos puedo generar yo?

La métrica más importante para determinar los resultados de una campaña es el contact to lead ratio. Normalmente, a menos que vendas servicios de marketing y tengas una oferta cuantificable que se pueda asociar directamente a un retorno de la inversión, puedes esperar que tu contact to lead ratio esté en el rango de 100-500.

Para realizar una estimación precisa, consideremos un contact to lead ratio medio de 300. Al contactar 3,000 personas mensualmente, podremos generar aproximadamente 10 citas mensuales. Si consideramos el show rate, que oscila alrededor del 70%, podrías obtener unas 7 citas mensuales una vez que la campaña esté optimizada. No obstante, para mantener un margen de seguridad, es recomendable que proyectes un rango de 5-10 citas mensuales.

Casos de Éxito y Resultados

Roomie IT

Descripción de Empresa: Roomie IT es una empresa especializada en soluciones avanzadas de Data & AI, ofreciendo análisis de datos, inteligencia artificial aplicada y herramientas de automatización para que sus clientes optimicen procesos, mejoren la toma de decisiones y aceleren su transformación digital.

Contact to lead ratio: 1 cita por cada 284 personas contactadas.

Reuniones Mensuales Promedio: 6-8 reuniones

Sitio Web: https://roomie-it.org/index.php

Workbox

Descripción de Empresa: Workbox es una empresa mexicana líder en el sector de reclutamiento y selección de personal, especializada en conectar a las empresas con talento a nivel mundial. 

Contact to lead ratio: 1 cita por cada 25 personas contactadas.

Reuniones Mensuales Promedio: 10-20 Reuniones Mensuales

Sitio Web: https://www.workboxlat.com/

Yfos

Descripción de Empresa: Yfos es una empresa que ofrece un ERP diseñado para optimizar la gestión empresarial en áreas clave como finanzas, inventarios y operaciones.

Contact to lead ratio: 1 cita por cada 697 personas contactadas.

Reuniones Mensuales Promedio: 5 reuniones mensuales

Sitio Web: https://www.yfos.com.mx/

ROCA Sistemas

Descripción de Empresa: ROCA Sistemas es un distribuidor de Magic Xpi en México y Centroamérica que se dedica a la integración de sistemas y la automatización de procesos informáticos.

Contact to lead ratio: 1 cita por cada 163 personas contactadas

Reuniones Mensuales Promedio: 9 reuniones mensuales

Sitio Web: https://www.rocasis.com/

Overview del Servicio

A continuación te explicamos paso a paso el proceso de entrega de nuestro servicio de Cold Email, desde la configuración inicial hasta la optimización de campañas.

Setup de la Infraestructura de Emails

Configuramos las cuentas de correo para la campaña y tener una capacidad de envío de 600 emails diarios (12,000 mensuales) utilizando Outlook, Gmail y Custom SMTPs a través de Smartsenders. Una vez configuradas las cuentas comenzamos con el proceso de warmup que dura 14 días. Cada cuenta tiene manda 20 emails diarios, por lo cual requerimos configurar al menos 30 cuentas de email por campaña. Este setup puede cambiar debido a la rápida evolución en la entregabilidad de emails.

Sizing de TAM y Estimación del Volúmen Mensual Óptimo

Estimamos el tamaño del mercado alcanzable mediante Cold Email usando búsquedas booleanas en LinkedIn Sales Navigator, que es la mayor base de datos B2B en todo el planeta. Una vez contamos con el número de resultados, estimamos el número total de personas que podemos alcanzar considerando la tasa de errores en la búsqueda así como el porcentaje de emails que realmente podemos obtener en el proceso de enriquecimiento. Luego dividimos este número entre 6 para determinar el número óptimo de contactos que podemos manejar en la campaña sin tener que hacer retargeting en un periodo de 6 meses. Este proceso es esencial para no quemar tu mercado en poco tiempo y poder tener un número de citas sostenible a lo largo del tiempo.

Creación de Scripts y Diseño de Pruebas A/B

Creamos una secuencia de 5 emails para la campaña, enfocándonos en generar múltiples variaciones del Email 1 para que mediante pruebas A/B podamos ver qué variante de mensaje es más efectiva para generar citas. Nos encargamos de diseñar el experimento estableciendo las hipótesis a probar, cuáles serán las métricas de éxito, estimamos el tamaño de muestra óptimo así como el método de muestreo más adecuado de acuerdo a la distribución de los datos.

Cada mensaje sigue esta fórmula:

• Opener: Tiene el objetivo de demostrarle a la persona a la cual le estás mandando un email la razón por la cual tu mensaje debe ser relevante para ellos en este momento y que lean el resto del email.

• Propuesta de valor: Consiste en explicar de manera clara cómo puedes ayudar a esta persona y mencionar características de tu solución. En la propuesta de valor puedes hacer uso de casos de éxito y de la experiencia de tu empresa para aumentar tu credibilidad.

• CTA: Este no necesita tanta explicación, es simplemente la acción que quieres que alguien tome después de haber leído tu email.

A continuación tienes un ejemplo de script que hemos usado para una campaña.

Lanzamiento de Campaña

Una vez finalizado el periodo de warmup de 14 días, iniciamos el envío de emails y monitoreamos el rendimiento de la campaña. Nos encargamos de gestionar las respuestas y agendamos las citas directamente entsu calendario. A través de nuestro dashboard, podrás monitorear los resultados de la campaña, ver la información detallada de cada lead en una hoja de cálculo y recibir notificaciones instantáneas cuando se generen nuevas citas.

Dashboard de Cold Email

Hoja de Cálculo con Información de Leads

Notificación de Solicitud de Cita

En este link puedes acceder a un documento demo donde puedes ver el dashboard y la hoja de cálculo donde puedes ver la información que tendrás de cada lead.

Optimización de Campaña Mediante Análisis Estadístico

Una vez que la campaña está en marcha y alcanzamos un tamaño de muestra representativo, utilizamos pruebas estadísticas, como la prueba Z para dos proporciones, para comparar el rendimiento de diferentes variantes de correos electrónicos. Esta prueba nos permite determinar si la diferencia observada en métricas clave, como la tasas de respuestas positivas, es estadísticamente significativa o simplemente un resultado del azar. De esta manera, podemos tomar decisiones basadas en datos para optimizar las campañas y maximizar los resultados.

¿Cómo mandamos más de 10,000 emails mensuales con 5% o menos de errores de targeting?

Para muchas personas la idea de mandar más 10,000 emails mensuales con pocos errores de targeting puede sonar como algo irreal. Así que te voy a explicar como es que podemos mantener una precisión del 95% en el targeting incluso al enviar más 10,000 correos mensuales.

En una campaña de cold email, existen dos tipos de errores de targeting:

Error al contactar el título de trabajo incorrecto: En bases de datos B2B como LinkedIn Sales Navigator, es común obtener resultados que incluyen títulos de trabajo no relacionados con el target deseado. Esto ocurre porque las bases de datos no siempre saben clasificar bien los títulos, especialmente en español. Como resultado, aunque filtremos para obtener solo ciertos títulos de trabajo, podemos terminar con títulos irrelevantes que no cumplen con los criterios de targeting.

Al lidiar con grandes bases de datos, tienes dos opciones: filtrarlos manualmente uno por uno, lo cual puede llevar días y convertirse en un dolor de cabeza; o bien, muchos optan por simplemente dejar los errores y correr campañas con hasta un 30% de títulos incorrectos, afectando seriamente los resultados.

Para resolver este problema, nosotros utilizamos HDBSCAN, un algoritmo de clustering que nos permite filtrar bases de datos de manera mucho más eficiente, logrando limpiar bases de datos de 10,000 entradas o más en 30 minutos o menos. HDBSCAN facilita el trabajo a un nivel que sería el equivalente a revisar manualmente cada entrada para asegurarnos de que cada título de trabajo sea el correcto.

Literalmente, en 30 minutos, podemos pasar de tener una base de datos desorganizada, llena de títulos que no tienen nada que ver con tu target, a una lista depurada que contiene sólo los títulos relevantes con los que quieres tener citas. 

En el siguiente link puedes ver el artículo completo donde hablamos sobre HDBSCAN.

Errores de targeting en el tipo de empresa: El segundo error de targeting que puede ocurrir es mandarle a la empresa equivocada.

Los filtros tradicionales de bases de datos B2B suelen quedarse cortos si quieres tener un targeting preciso. Por ejemplo, los filtros de industria a menudo contienen errores y clasifican incorrectamente a las empresas. Un caso típico es cómo una empresa que ofrece un software de punto de venta se categoriza bajo "retail" simplemente porque atiende a empresas en esa industria.

Además, estos filtros no pueden manejar criterios de segmentación complejos como si una empresa es B2B, si vende productos físicos o si es una tienda de e-commerce por ejemplo.

Para resolver esto, empleamos un sistema de scoring de empresas con IA. Esto consiste en darle a la inteligencia artificial una descripción, su nombre, sitio web ubicación y perfil de linkedin para que pueda evaluar qué tanto se alinea con tus criterios de targeting.

Por ejemplo, si yo solo quiero mandar mensajes a empresas B2B, lo cual es un filtro que no existe, la IA revisa la descripción de cada empresa y le asigna una puntuación del 1 al 100, indicando la probabilidad de que sea B2B. 

Este mismo enfoque se puede aplicar a otros criterios específicos de targeting.

Esto el equivalente a contar con un ejército de personas revisando manualmente cada empresa para asegurarse de que encaje con el perfil de cliente ideal, pero todo esto ocurre en cuestión de minutos.

En el siguiente link puedes ver el artículo completo donde hablamos acerca del scoring de cuentas con IA.

Y si aún leyendo esto no me crees, recuerda que estamos en el top 5% global de usuarios de Smartlead con más respuestas y citas agendadas manejando este volumen de emails.

¿Cómo obtienen sus datos?

En nuestra agencia, hacemos el trabajo que normalmente realizan las grandes bases de datos B2B, pero con un enfoque diferente. Todas las bases de datos B2B obtienen sus datos directamente de LinkedIn Sales Navigator, ya que es la fuente de información más grande y actualizada sobre tomadores de decisión. Sin embargo, muchas de estas plataformas no dan prioridad al mercado latinoamericano, lo que resulta en bases de datos incompletas. Por ejemplo, puede que en tu mercado existan 80,000 personas, pero en estas bases de datos solo encuentres 40,000. Al extraer directamente los datos desde Sales Navigator, garantizamos que puedas acceder a todo tu público objetivo, mientras que otros se quedan con los leads reciben 100 correos idénticos cada día de diferentes vendedores usando la misma bases de datos.

Nuestro enfoque nos permite acceder a leads que rara vez reciben correos electrónicos porque no están presentes en bases de datos populares. Esto se traduce en una mayor efectividad en nuestras campañas, ya que contactamos con tomadores de decisión menos saturados de mensajes.

Además, al crear nuestras bases de datos en tiempo real, garantizamos que la información que utilizamos esté siempre actualizada.

Si quieres saber más sobre cómo extraemos y enriquecemos nuestros datos para garantizar la calidad de nuestras bases de datos B2B, te invitamos a leer nuestro artículo completo aquí: https://insights.zsbusinessconsulting.com/article/master-linkedin-sales-navigator-data-scraping-like-engineers

Proceso para trabajar juntos

Estos son los pasos a seguir para iniciar tu campaña de cold email con nosotros

1. Agendamos una reunión de 45 minutos para conocer mejor tu oferta y público objetivo, analizar tu situación, explicarte el servicio, precios y aclarar dudas. Puedes agendarla en este link.
2. Al finalizar la reunión, te enviaremos información para que analices y tomes una decisión.

3. El siguiente paso es firmar nuestro acuerdo de servicios con las condiciones de la colaboración.

4. Después, se realiza el pago de la tech fee del primer mes vía Stripe o depósito bancario.

5. Una vez procesado el pago, procedemos con el setup de cuentas de correo y creamos un grupo de WhatsApp para comunicación.

6. Dentro del grupo, te enviaremos una encuesta de onboarding para conocer mejor tu oferta y crear la estrategia de campaña.

7. Finalmente, agendamos una reunión de kick off donde explicaremos todo el proceso a seguir en la campaña.

Precio

Nuestra estructura de precios consiste en una tarifa base mensual de $350 dólares por costos tecnológicos, más un cargo adicional de $200 dólares por cada reunión realizada, con un límite máximo de 6 reuniones facturables por mes, lo que resulta en una inversión mensual máxima de $1,550 USD. Si quieres hacer una campaña en Estados Unidos, la tarifa base es de $500 USD por costos tecnológicos y $300 USD por cada reunión realizada, en este caso no hay un límite de reuniones a facturar por lo cuál podrías estar pagando entre $2,000 a $3,500 USD Mensuales.

Preguntas Frequentes

P: ¿Por qué cobrar $350 de tarifa tecnológica más $200 por cada reunión? Me parece muy costoso.

R: El cobro de $350 por la tecnología es porque utilizamos lo mejor disponible para nuestras campañas de cold email. Si intentaras replicar internamente nuestra infraestructura, estarías invirtiendo aproximadamente $1,284. Al invertir $350, realmente estás pagando solo el 27.2% de ese costo. Aunque es posible gastar menos, esto usualmente no produce los mejores resultados. Si tu objetivo es vender productos o servicios de alto valor, necesitas una inversión acorde. 

Respecto al costo de $200 por reunión, este incluye un límite máximo de 6 reuniones, lo que significa que no pagarías más de $1,550 mensuales. Si tu empresa factura más de $20,000 mensuales, este gasto representaría menos del 10% de tu ingreso, lo cual es razonable. 

Si tienes 5 reuniones mensuales y una tasa de cierre del 20%, estarías cerrando 1 cliente al mes. Esto implica que tu costo por adquisición sería de $1350 dólares.

Generalmente, se recomienda buscar un ratio de 3x entre el Lifetime Value (LTV) y el CAC. Esto significa que, para que sea rentable, el LTV de cada cliente debería ser al menos de $4,050. Si los ingresos que generas por cliente superan esa cantidad, entonces la inversión sería justificada y rentable.

P: ¿Qué pasa si pago y luego no cierro ninguna venta?

Mira, si ya estás facturando más de 20 mil dólares al mes y tienes un proceso de ventas bien establecido, cerrar ventas con este sistema no debería ser un problema. Generalmente, los equipos con un buen proceso comercial alcanzan fácilmente un 20% de tasa de cierre con tráfico frío.

Ahora, si estás extremadamente preocupado por no cerrar ninguna venta, tal vez el problema no esté en la generación de leads, sino en tu proceso de ventas. En ese caso, aunque en teoría podemos ayudarte, no te recomendaría trabajar con nosotros hasta que te sientas seguro de que tu equipo es capaz de convertir esos prospectos en clientes.

Queremos que los negocios con los que colaboramos cierren ventas de manera consistente y alcancen un excelente retorno de su inversión. Si todavía no has llegado a ese nivel, es recomendable enfocarte primero en fortalecer tu proceso de ventas; cuando lo hayas consolidado, estaremos encantados de darte un flujo constante de reuniones.

P: ¿Cómo sé que los leads realmente serán de alta calidad?

R: Antes de cada reunión, tienes la libertad de revisar el perfil de la empresa y decidir si aceptarla o declinarla. Además, solo contactamos a los títulos de trabajo que nos especificas, en empresas que cumplen con los criterios que defines: tipo de empresa, número de empleados, industria, país y cualquier otro parámetro. Incluso usamos inteligencia artificial para analizar si una empresa se ajusta a tu perfil de cliente ideal.

P: ¿Cómo se que el Cold Email va a funcionar para mi empresa? 

R: El Cold Email funciona independientemente del servicio que vendas, siempre y cuando tengas una oferta B2B y tu público objetivo esté disponible en las bases de datos. El proceso es el mismo para cualquier nicho: definimos a quién contactar, qué mensaje comunicar, y ajustamos el proceso de scraping y targeting según el departamento o industria. La metodología se adapta sin problema, incluso para nichos muy específicos.

El único caso donde el Cold Email no funciona es si tu mercado es extremadamente pequeño. Por ejemplo, si solo tienes 100 cuentas potenciales, no sería viable implementar esta estrategia. Fuera de eso, el Cold Email es altamente efectivo para conectar con tomadores de decisión en cualquier industria.

P: ¿Por qué no simplemente contratar un equipo de ventas interno?

R: Mucha gente considera contratar un equipo de ventas interno porque creen que así reducirán el costo por reunión y el costo por adquisición. Sin embargo, este cálculo suele ser erróneo, ya que no toman en cuenta todos los costos involucrados. Al manejarlo internamente, incurres en dos tipos de gastos: el costo de la tecnología necesaria y el salario del empleado. Además, tienes que cubrir seguro social, prestaciones y otros beneficios obligatorios.

Contratar internamente también implica que pagas un salario fijo, independientemente de los resultados. Si la persona no cumple con las expectativas, sigues pagando lo mismo, y despedirla puede ser complicado por las leyes laborales de cada país. En cambio, al trabajar con una agencia como la nuestra, solo pagas por reunión agendada. Si hay una baja en las reuniones, el costo disminuye, y si decides que el servicio no cumple con tus expectativas, simplemente cancelas el contrato sin mayores complicaciones. 

P: ¿Cuánto tiempo toma ver resultados?

R: El tiempo para cerrar un cliente varía según la complejidad de cada solución. En general, al vender a tráfico frío, puede tomar de 30 a 120 días cerrar un cliente: menos días si le vendes al segmento mid-market y hasta 120 días si le vendes a enterprise.

P: ¿Existe algún tipo de contrato de permanencia o puedo cancelar en cualquier momento?

R: El contrato es mes a mes, y puedes cancelarlo en cualquier momento con total flexibilidad. Solo pedimos que nos avises con al menos 7 días de anticipación antes de la fecha de renovación para procesar la cancelación. Prácticamente, tienes la libertad de cancelar cuando lo consideres necesario.

P: ¿En qué mercados tienen experiencia haciendo campañas?

R: Actualmente realizamos campañas y hemos generado citas en todos los países de Latinoamérica y en Estados Unidos, adaptando siempre las estrategias a las características específicas de cada mercado.